Quy trình lưu trữ hồ sơ

Trang Chủ » Kỹ năng nghề nghiệp » Quản Lý Hồ Sơ » Quy trình lưu trữ hồ sơ

Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:
  • Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
  • Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
  • Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.
1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ
Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:
  • Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
  • Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
  • Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.
2. Xây dựng quy trình
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG SAU:
  • Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
  • Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
  • Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
  • Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
  • Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ
3. Huấn luyện
  • Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
  • Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.
  • Ký tên vào biên bản huấn luyện.
4. Tổ chức sắp xếp
4.1 Các công cụ phương tiện:
  • Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.
  • Các loại bìa còng, bìa lá.
  • Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
  •  Đĩa CD và đầu ghi
4.2 Lên kế hoạch về thời gian
  • Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ – 1 ngày.
  • Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.
  • Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
  • Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện…
4.3 Tổ chức thực hiện
  • Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
  • Giải thích các yêu cầu.
  • Làm mẫu cho nhân viên một lần.
  • Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
  • Dán các sticker.
  • Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ
5. Lập danh mục
  • Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.
  • Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.
6. Theo dõi, cập nhật
  • Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
  • Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.