Cách giải quyết xung đột nơi công sở

Xung đột tại nơi làm việc là điều “bất khả kháng”, nó sẽ tìm đến bạn cho dù bạn có tạo ra nó hay không. Vì thế, các nhà lãnh đạo giỏi khuyên bạn hãy chấp nhận nó như một phần không thể thiếu trong công việc

Bạn có bao giờ thắc mắc rằng những yếu tố nào tạo ra xung đột tại nơi làm việc? Sự cạnh tranh, tranh giành quyền lực, cái tôi, niềm tự hào, ganh tị, sự khác biệt, hoặc chỉ đơn giản là một nhân viên nào đó có một ngày tồi tệ… Câu trả lời là tất cả mọi thứ đều có thể tạo ra xung đột, nhưng trong mọi tình huống, gốc rễ của xung đột thường do sự giao tiếp kém hoặc không có khả năng kiểm soát cảm xúc.

Là một người quản lý, khả năng nhận diện bản chất của xung đột và có thể giải quyết nhanh chóng những tình huống đó sẽ giúp bạn hướng mọi việc theo chiều hướng tích cực. Nếu không, bạn sẽ phải chứng kiến những tài năng của mình lần lượt ra đi để tìm kiếm một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn hơn. Thách thức được đặt ra là ta sẽ chọn cách nào để đối phó với xung đột. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn giải quyết các tình huống xung đột hiệu quả hơn tại nơi làm việc:

> Nghệ thuật giải quyết xung đột trong công việc | 5 Cách giúp bạn cân bằng công việc và cuộc sống

Đừng đưa ra những giả thiết tồi tệ

Nếu đồng nghiệp không đưa tài liệu cho bạn kịp giờ, có thể khiến công việc bị đình trệ, thậm chí là phá hỏng những hợp đồng đã có kế hoạch từ trước. Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra nhưng khi nói với đồng nghiệp, đừng nên chỉ đưa ra những giả thiết tồi tệ. Điều đó khiến họ bị ức chế bởi cảm giác bị áp đặt và dọa dẫm.

Với công việc, hãy dành thái độ khách quan và trung lập, đừng để những tình cảm riêng tư hay vấn đề cá nhân chi phối. Mọi lúc mọi nơi, bạn nên có cách nói dễ chịu để người kia thoải mái làm việc.

Xác định hành vi nào là chấp nhận được

Đây là một bước đi tích cực trong việc tránh xung đột. Bạn cần có một định nghĩa thế nào là hành vi chấp nhận được, tức là tạo ra một khuôn khổ trong hành vi giao tiếp. Hãy công khai để nhân viên biết những hành vi nào sẽ không được dung thứ.

Đón đầu xung đột

Đừng đợi đến khi xung đột xảy ra rồi mới giải quyết, bí quyết dành cho bạn là hãy ngăn ngừa xung đột nếu có thể. Bằng cách nhận diện những khu vực xung đột tiềm năng và chủ động can thiệp một cách công bằng sẽ ngăn chặn xung đột trước khi nó phát sinh.

Đặt mình vào vị trí của người khác

Chú ý đến phong cách, tác phong làm việc của đồng nghiệp có thể giúp bạn cộng tác với họ hiệu quả hơn. Ngoài việc chú ý đến sở thích, cách chọn trang phục, đầu tóc, giày dép…, bạn nên cố gắng tìm hiểu xem họ có áp lực gì phải đối mặt. Sự tìm hiểu ấy giúp bạn cảm thông và khoan dung hơn với đồng nghiệp, và tránh được xung đột xảy ra.

Công bố thông tin rõ ràng

Sự hiểu nhầm thường là nguồn gốc của những xung đột căng thẳng. Người này nắm được thông tin này, người kia nghe thông tin khác, nhiều điểm không thống nhất khiến họ bất đồng quan điểm rồi dẫn đến xung đột.

Bởi vậy, mọi việc nên được nêu rõ trong một cuộc họp có đầy đủ mọi người. Từ việc phân công trách nhiệm, phần việc, vị trí… nên công khai một cách rõ ràng, tránh nhầm lẫn và hiểu sai vấn đề.

Chấp nhận thiếu sót của mọi người

Nếu cứ chăm chăm vào khuyết điểm của mọi người để mà soi mói, chỉ trích thì xung đột chỉ càng thêm gay gắt. Những người cầu toàn vẫn thường để ý cả những điều nhỏ nhặt, không hoàn hảo ở người khác.

Không ai là không có khuyết điểm, điều quan trọng là đối diện với chúng như thế nào. Tốt nhất là nên tận dụng thế mạnh của người này hỗ trợ cho điểm yếu của người khác để tạo nên hiệu quả tốt nhất, thay vì cứ ngồi phê bình lỗi của nhau.

Không chỉ trích gay gắt

Khi có vấn đề xảy ra, thay vì đổ lỗi quanh co, hãy góp ý với đồng nghiệp trên cơ sở tôn trọng, hòa bình và mang tính xây dựng. Bạn hãy chú ý đến lời nói và cách bạn nói với đồng nghiệp.

Khi phản đối quan điểm, ý kiến của đồng nghiệp, nếu chỉ có chỉ trích và bực bội thì sự góp ý đó sẽ không có tác dụng. Đơn giản, bạn nói rằng “Chúng tôi muốn xem thêm một cách tiếp cận khác vì những lý do sau…” sẽ dễ nghe hơn rất nhiều so với việc chê bai “ý kiến của bạn không hợp lý, không thực hiện được…”. Đó chỉ là một ví dụ, và bạn sẽ thấy, đời sống công sở luôn có nhiều tình huống như thế. Chẳng phải tự nhiên mà người xưa đã nói “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Muốn giữ hòa khí với đồng nghiệp, tránh những xung đột không đáng có, bạn cũng nên “giữ lời”.

Giải quyết xung đột

Khi chẳng may có xung đột xảy ra, bạn hãy cố gắng giải quyết tình hình ổn thỏa một cách nhanh chóng. Mọi việc sẽ càng đi xa nếu bạn không giữ được bình tĩnh.

Bởi thế, tốt nhất là hãy ngồi lại cùng nhau trong một cuộc họp ngắn gọn, để cùng tìm ra hướng giải quyết. Cố gắng bỏ qua mọi chuyện và cùng bắt tay nhau hợp tác trong tương lai.

Đời sống công sở phức tạp và không thể tránh khỏi những xung đột. Vì thế, sẽ rất ngây thơ nếu cứ nghĩ rằng, bạn luôn gặp suôn sẻ trong tất cả các mối quan hệ, không gặp bất cứ trục trặc gì với đồng nghiệp. Công sở luôn tồn tại nhiều kiểu người, kể cả những thành phần khó tính, khiếm nhã, bảo thủ… và trong những tình huống không thể hòa giải, hãy nhờ đến quản lý để được tư vấn, giúp đỡ.

Sự linh hoạt

Nếu xung đột tạo ra lợi ích hoặc sự tích cực, ví dụ như cuộc cạnh tranh giữa các nhân viên để tạo ra sản phẩm tốt hơn, bạn hãy để nó diễn ra, nhưng người quản lí giỏi không bao giờ ngừng theo dõi và quản lí sự xung đột đó, trước khi nó phát triển thành một xung đột tiêu cực hơn. Hãy linh hoạt trong mọi tình huống.

Xem xung đột như là cơ hội

Nếu bạn là một giám đốc điều hành và bạn không tận dụng xung đột để xây dựng đội ngũ và phát triển kỹ năng lãnh đạo, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội tuyệt vời. Đôi khi xung đột là cách mà bạn nhận diện một nhà lãnh đạo tương lai, bằng cách xem các nhân viên của bạn đối phó với nó.

Là một nhà lãnh đạo tài năng, bạn nên biết rằng: sự thỏa hiệp, tha thứ, đồng cảm, tìm kiếm điểm chung và lắng nghe tích cực sẽ luôn luôn hỗ trợ bạn trong vấn đề giải quyết xung đột. Hãy biến thách thức từ những cuộc xung đột thành cơ hội để bạn phát triển khả năng lãnh đạo của mình.

ST